1. Responsable du traitement
QUANTUM GENERIS, SAS au capital de 1 000 euros, 7 place John Rewald, 13100 Aix-en-Provence, est responsable des traitements réalisés dans le cadre de WORKSPEAK.
Contact : contact@myworkspeak.com
Données personnelles : mydata@myworkspeak.com
2. Champ d’application
La présente politique couvre le site, l’application mobile, l’espace personnel, la réservation, les échanges téléphoniques, le suivi des situations professionnelles, le service clients et le back-office.
3. Données collectées
Selon les fonctionnalités utilisées, WORKSPEAK peut traiter :
- identité, date de naissance et coordonnées ;
- identifiants de compte et données de sécurité ;
- catégorie socioprofessionnelle et secteur d’activité ;
- formule, date, heure et statut des rendez-vous ;
- montant, statut et référence des paiements ;
- situations, notes personnelles et éléments de suivi ;
- comptes rendus écrits limités des échanges ;
- demandes adressées au service clients ;
- adresse IP, journaux techniques, appareil et navigateur ;
- préférences de communication et de confidentialité.
Les mots de passe sont conservés sous une forme hachée. QUANTUM GENERIS ne conserve pas les données complètes des cartes bancaires.
4. Appels et données sensibles
Les échanges téléphoniques ne sont pas enregistrés. Un compte rendu écrit limité peut être établi pour permettre à l’utilisateur de retrouver les éléments essentiels de l’échange.
WORKSPEAK ne demande pas de données de santé, d’opinions politiques, de convictions religieuses, d’appartenance syndicale ou d’autres données sensibles. L’utilisateur est invité à ne communiquer de telles informations que lorsqu’elles sont réellement nécessaires. Lorsqu’un traitement de données sensibles est nécessaire, un consentement explicite est recueilli si la réglementation l’exige.
L’utilisateur doit éviter d’identifier directement ses collègues, responsables ou autres tiers et ne doit pas transmettre de document confidentiel appartenant à son employeur.
5. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Base juridique |
|---|---|
| Création du compte, réservation et réalisation des échanges | Exécution du contrat |
| Paiement et remboursement | Exécution du contrat |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale |
| Profil, notes et suivi | Exécution du contrat ; consentement si nécessaire |
| Rappels et confirmations | Exécution du contrat ou intérêt légitime |
| Service clients et réclamations | Contrat ou intérêt légitime |
| Sécurité, prévention de la fraude et journal du back-office | Intérêt légitime et obligations légales |
| Prospection commerciale | Consentement ou intérêt légitime dans les cas autorisés |
| Cookies non nécessaires | Consentement |
6. Destinataires
Les données sont accessibles, selon leur besoin d’en connaître, aux personnes habilitées de QUANTUM GENERIS, aux conseillers, aux administrateurs du back-office, au service clients et aux prestataires d’hébergement, de paiement, de messagerie, de notification, de maintenance et de sécurité.
Elles peuvent également être communiquées aux conseils professionnels et aux autorités légalement habilitées. Elles ne sont pas vendues et ne sont pas communiquées à l’employeur sans l’accord de l’utilisateur, sauf obligation légale.
7. Prestataires
L’hébergement est assuré par OVH SAS. Le paiement est assuré par [l’entité exacte du groupe Crédit Agricole à compléter]. Les autres prestataires techniques seront identifiés avant la mise en production.
QUANTUM GENERIS privilégie les traitements au sein de l’Espace économique européen. Tout transfert hors EEE doit être encadré par une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types ou une autre garantie reconnue.
8. Durées de conservation
| Données | Durée indicative |
|---|---|
| Compte actif | Pendant l’utilisation du compte |
| Compte inactif | Jusqu’à 3 ans après la dernière activité |
| Réservations et historique contractuel | 5 ans |
| Factures et pièces comptables | 10 ans |
| Notes et situations suivies | Jusqu’à leur suppression ou la fermeture du compte |
| Comptes rendus | Pendant la durée du compte |
| Demandes au service clients | Jusqu’à 3 ans après clôture |
| Données de prospects | 3 ans après le dernier contact |
| Journaux techniques | 6 à 12 mois, sauf incident |
| Journal du back-office | Jusqu’à 3 ans, sauf nécessité d’audit ou de contentieux |
Certaines données peuvent être archivées pendant les délais légaux afin de respecter une obligation ou de défendre un droit.
9. Sécurité
QUANTUM GENERIS met en œuvre des mesures adaptées : chiffrement des communications, hachage des mots de passe, contrôle des habilitations, authentification renforcée des administrateurs, limitation des accès, journalisation, sauvegardes et procédures de gestion des incidents.
En cas de violation présentant un risque, QUANTUM GENERIS applique les obligations de documentation, de notification à la CNIL et, lorsque nécessaire, d’information des personnes concernées.
10. Droits des personnes
Selon le traitement concerné, l’utilisateur peut exercer ses droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité et de retrait du consentement. Il peut également définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Les demandes sont adressées à :
QUANTUM GENERIS — Protection des données
7 place John Rewald, 13100 Aix-en-Provence
mydata@myworkspeak.com
Une vérification proportionnée de l’identité peut être demandée en cas de doute raisonnable.
L’utilisateur peut introduire une réclamation auprès de la CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.
11. Notifications et prospection
L’utilisateur peut gérer les rappels de rendez-vous, confirmations et paramètres de confidentialité depuis son espace personnel. Le refus de la prospection n’empêche pas l’envoi des messages nécessaires à la réservation, au contrat ou à la sécurité.
12. Cookies
Les cookies nécessaires peuvent être utilisés pour la session, la sécurité, la réservation, le paiement et la mémorisation des préférences. Les traceurs non nécessaires ne sont déposés qu’après consentement.
L’utilisateur doit pouvoir accepter, refuser et paramétrer ces traceurs, puis modifier son choix à tout moment.
13. Intelligence artificielle
Les notes, contenus confidentiels et conversations ne sont pas utilisés pour entraîner une intelligence artificielle généraliste sans information préalable et base juridique appropriée. Toute future fonctionnalité d’analyse automatisée fera l’objet d’une information spécifique.
14. Modification et contact
La présente politique peut être actualisée en cas d’évolution juridique, technique ou fonctionnelle. Toute modification substantielle fera l’objet d’une information appropriée.
Contact général : contact@myworkspeak.com
Protection des données : mydata@myworkspeak.com